Como definir a política da empresa e por que razão é importante para o seu negócio?

2023-04-11

As empresas precisam de ter uma política de empresa definida, entre outras coisas, para transmitir uma imagem homogénea, quer interna quer externamente.

• Explicamos o que é uma política de empresa, os princípios que deve seguir e os tipos mais comuns.
• Conheça os passos essenciais para implementar uma política de empresa e as vantagens que trará à sua empresa.

As políticas da empresa são semelhantes à disciplina de voto dos partidos políticos. Tal como os políticos votam normalmente de acordo com a disciplina partidária, os funcionários também têm de se alinhar com a política da empresa se quiserem ter um futuro dentro da organização.

A não definição das políticas da empresa pode levar à desorganização na empresa, mas se forem inadequadas, o efeito pode ser ainda pior e ter efeitos muito negativos sobre o funcionamento da empresa.

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O que são as políticas da empresa?

Também chamadas políticas organizacionais, são princípios, diretrizes a seguir, formas de pensar e agir que emanam da direção da empresa.

As políticas da empresa fornecem aos funcionários uma orientação de regras a seguir em determinadas áreas.

Exemplos das políticas da empresa são as relativas à proteção de dados, saúde e segurança no local de trabalho ou como lidar com o assédio no trabalho.

As políticas da empresa não são procedimentos ou instruções detalhadas, mas sim princípios gerais que não entram em demasiados pormenores.

Que princípios devem seguir as políticas da empresa?

As políticas da empresa devem, no mínimo, seguir os seguintes princípios:

• Ser coerentes e claras.
• Ser aceites e cumpridas por todos os membros da organização.
• Ser úteis para orientar a empresa para os seus objetivos.
• Desfrutar do máximo consenso dentro da empresa.
• Devem estar alinhadas com a cultura e os valores da empresa.
• Deverão ajudar a reforçar a imagem de marca da empresa.

É muito importante seguir os princípios básicos, a fim de construir uma base sólida sobre a qual se possa avançar.

Tipos de políticas da empresa

As empresas podem definir diferentes tipos de políticas, em função das suas necessidades e características.

Âmbito de aplicação:

• Gerais. Afetam todos os membros da organização.
• Departamentais. Afetam um ou vários departamentos dentro da organização. Dentro das políticas departamentais, podemos incluir, por exemplo, a política de recursos humanos. Dentro desta, podem ser definidas políticas de recrutamento, políticas de promoção, políticas de compensação e remuneração, etc.
• Específicas. Estas são criadas para um projeto ou assunto específico. Dentro das políticas específicas podemos encontrar, por exemplo, políticas relacionadas com a imagem de marca.

Nível hierárquico de aplicação:

• Liderança. Afetam os gestores da empresa. Por exemplo, a política da empresa pode definir uma forma de vestir mais formal para os gestores do que para os empregados.
• Operacional. Afetam as áreas operacionais da empresa. Por exemplo, políticas que visam estabelecer padrões de qualidade para produtos e serviços. 

Grau de formalidade:

• Políticas implícitas ou informais. Há políticas que não estão escritas, mas que são conhecidas de todos na empresa.
• Políticas explícitas ou formais. São as que são estabelecidas por escrito.

Por vezes, há uma política informal da empresa que é muito importante, mesmo que não esteja escrita.

Como redigir uma política da empresa?

Cada empresa é diferente e pode haver diferenças significativas quando se trata de implementar uma política de empresa. No entanto, há uma série de passos que são comuns a todas as organizações na elaboração e implementação de uma política de empresa:

• Conceção. A empresa, com base nos seus valores e objetivos, elaborará um documento no qual são estabelecidas as diretrizes que os seus empregados devem seguir para se alinharem com a política da empresa. A direção da empresa participa nesta conceção.
• Consenso e aprovação. Para ser eficaz e bem-sucedida, é desejável que as políticas da empresa gozem do máximo consenso. Portanto, uma vez elaborado um documento com as orientações gerais, este deve ser transmitido a outros gestores e quadros médios, para que possam contribuir com o seu ponto de vista e enriquecer a conceção inicial. Uma vez alcançado um consenso, o documento deve ser aprovado.
• Comunicação. Uma vez aprovada a política da empresa, esta deve ser dada a conhecer a todos os membros da organização, pelo que deve ser divulgada. Uma vez que a comunicação inicial tenha tido lugar com a aprovação da política, esta deve permanecer acessível. Desta forma, todos os membros da organização poderão consultá-la sempre que considerarem apropriado, ou quando novos membros aderirem à organização.
• Controlo do cumprimento. Os pontos acima referidos seriam inúteis se a empresa não efetuasse controlos para verificar o cumprimento a todos os níveis da organização.

Vantagens de ter uma política de empresa claramente definida

Entre as principais vantagens de ter uma política de empresa, podemos destacar os seguintes pontos:

• Ajuda a unir a empresa internamente.
• Facilita a adaptação de novos empregados.
• Torna a empresa mais transparente e homogénea, uma vez que os empregados saberão que comportamento e atitudes se esperam deles.
• Reforça a imagem da empresa para o mundo exterior.

Por conseguinte, a definição de diferentes políticas empresariais é importante para qualquer organização, pois ajudará a empresa a funcionar sem problemas e a alcançar os objetivos da organização.