Eficiência: a importância dos softwares de gestão

2021-09-20

Quer seja pela automatização de processos, pelos fluxos de trabalho mais eficientes, por um maior controlo da informação ou pelas poupanças de tempo e custos conseguidas, são muitas as vantagens para as empresas de investir num bom software de gestão.

Este tipo de ferramenta, destinada a apoiar os responsáveis e trabalhadores no exercício da sua atividade, é cada vez mais necessária para a gestão eficaz de uma empresa. Sobretudo se pensarmos na crescente digitalização da economia e sociedade, no ambiente altamente concorrencial do mundo empresarial e na velocidade a que tudo se altera atualmente. Um software de gestão pode constituir uma preciosa vantagem competitiva.

Estes programas informáticos inteligentes integram atividades e automatizam e organizam processos, podendo assumir diferentes contornos e incluir diversas funcionalidades, consoante as necessidades e especificidades de cada empresa e até a sua capacidade de investimento financeiro num produto como este. Estas podem abranger áreas como a contabilidade, os recursos humanos, a gestão de clientes e fornecedores, o controlo da distribuição e das vendas, o armazenamento de dados em ‘cloud’ ou a gestão de stocks e compras.

Precisão e integração da informação

Controlar informação de forma manual contribui para aumentar a probabilidade de ocorrência de falhas e erros, algo que a presença de um software de gestão permite reduzir drasticamente. Os dados estão centralizados, são tratados e organizados pelo próprio sistema e a produção de informação e reporte ocorre de forma mais rápida e rigorosa. E com menores riscos de perda ou fuga de informação.

Para os gestores, a tomada de decisão tem de assentar em informação fiável e que seja disponibilizada praticamente em tempo real. A flexibilidade e capacidade de resposta e adaptação à mudança que hoje se exige às empresas começa nas lideranças e isso passa por decisões informadas, rápidas e certeiras.

Por outro lado, a centralização de dados e maior rapidez de geração de relatórios e outros documentos de reporte permite a partilha de informação entre os colaboradores da empresa de forma mais célere e eficiente. Evita-se ainda a duplicação de dados, sobreposições de partilhas ou que se perca demasiado tempo e recursos na preparação e tratamento da informação para divulgação, uma vez que obedecerão, na maioria dos casos, a processos já pré-definidos.

Acompanhar de perto o negócio e prevenir incidentes

Ter acesso às informações necessárias de forma célere permite um acompanhamento com mais qualidade e “em cima do acontecimento” das diferentes atividades da empresa, pelos respetivos responsáveis.

Esta facilidade vai permitir, por exemplo, detetar falhas e perceber se algo não está a decorrer como previsto de forma mais atempada. A correção de irregularidades poderá, assim, ser mais rápida e preventiva, contribuindo para um melhor controlo de danos numa empresa.

Controlo financeiro e de inventário

Por forma a conseguir uma boa gestão de stocks, responder às oscilações nas necessidades do mercado, manter um bom fluxo de distribuição e gerir encomendas, ter informação em ‘real time’ quanto a disponibilidade de mercadorias e ponto de situação nos canais de venda vai permitir que a gestão possa dar respostas mais rápidas. E, assim, ir ajustando estratégias de venda, funcionamentos de equipas, gestão de clientes ou mesmo de fornecedores à medida que for necessário.

O mesmo se aplica à gestão financeira da empresa, em que um acompanhamento mais constante de cash-flows, vendas, necessidades de financiamento, entre outras, pode ajudar a antecipar a tomada de decisões importantes, sem que a empresa seja apanhada desprevenida.

Redução de custos

Gerir funcionários e operações, aceder à informação, controlar prazos e resultados, não é tarefa fácil e é tanto mais exigente quanto maior a complexidade da empresa. O esforço financeiro necessário ao investimento num software de gestão será, por isso, recompensado por um retorno para a empresa em inúmeras dimensões.

A poupança de custos tenderá a dar-se em várias frentes. Nos recursos humanos, é possível reduzir o pessoal alocado às áreas administrativas, permitindo um maior foco das equipas naquilo que é ‘core’ para a empresa ou mesmo poupar em postos de trabalho, logo em custos fixos.

Seja por uma gestão mais eficiente de stocks, porque há decisões de gestão tomadas mais cedo que previnem gastos desnecessários ou porque se sabe que é sempre mais oneroso corrigir problemas já ocorridos, ter processos mais eficazes tende a resultar em poupanças de custos e aumento da rentabilidade. Até em pequenas coisas, como os custos com papel e impressões ou deslocações, por exemplo, podem existir reduções drásticas de custos.

Uma maior eficiência na gestão de custos significa, para uma empresa, a possibilidade de poder ser mais competitiva, o que, num mundo onde a concorrência é cada vez mais apertada, é muito importante.

Acesso e intervenção à distância

Quer seja pela disseminação do teletrabalho, quer seja pela evolução tecnológica dos smartphones e outros equipamentos informáticos que nos acompanham, se há dimensão que justifica um software de gestão de qualidade é esta.

O trabalho remoto, já se percebeu, permanecerá, numa escala a definir no futuro, mas o mesmo implica que os colaboradores e chefias tenham acesso à informação necessária de forma segura e eficiente.

Quanto mais condições forem criadas para que os funcionários possam trabalhar à distância, maiores poupanças de custos potencialmente se consegue. E mais fácil será, por exemplo, no trabalho à distância, a deslocação de colaboradores para onde for preciso, seja ao escritório de um cliente, a uma outra cidade ou um outro país onde a empresa precisa que os mesmos estejam.

Assegura-se, ainda, que os responsáveis pela gestão conseguem, mesmo quando estão fora da empresa, estar a par do que se passa no negócio.

Um fornecedor que seja também um parceiro

Por melhor que seja o software de gestão escolhido, as mudanças nos métodos de trabalho necessárias para a implementação de uma nova tecnologia como esta exigem uma inevitável fase de adaptação, tanto de colaboradores como de chefias. O desejável é, portanto, que tal possa ocorrer com o menor atrito possível.

Para tal, é essencial que o apoio ao cliente por parte do fornecedor desse mesmo software seja eficaz, para que a implementação decorra como previsto. E para que a empresa saiba como tirar o máximo partido possível das diferentes potencialidades do software em que investiu.

Por último, falta apenas escolher o software de gestão que melhor responde às necessidades da sua empresa e tirar partido dos resultados.