Gerir pagamentos de forma integrada tem benefícios para clientes e empresas

2023-06-28

Nos últimos anos verificou-se uma mudança nos comportamentos dos consumidores, muito impulsionada pelos desafios vividos durante a pandemia pela qual passámos nos últimos anos.

De acordo com um estudo do Banco Central Europeu (BCE), em Portugal, os pagamentos em notas e moedas têm vindo a diminuir, tendo-se verificado que, em 2019, cerca de 81% dos pagamentos foram feitos em numerário e que, em 2022, este meio de pagamento baixou para 64%.

As compras online ganharam maior presença nos hábitos dos consumidores, assim como também se constatou um aumento no recurso a meios de pagamentos online no comércio presencial, não só como forma de evitar manuseamento de notas e moedas físicas, como também como resposta à adoção de novas tecnologias e meios mais práticos por parte dos consumidores.

Também os empresários estão a adotar novas formas de receberem dos seus clientes, não só para maior segurança dos seus colaboradores, como também para uma melhor gestão e maior controlo dos valores recebidos e, consequentemente, dos fluxos de caixa.

São muitas as vantagens em serem disponibilizados, aos clientes, diferentes formas de pagamento. Desde logo, a flexibilidade que possibilita aos clientes optarem pelo meio de pagamento que lhes é mais adequado e mais conveniente. Também porque permite à empresa a automatização da reconciliação dos recebimentos com as faturas de venda. E, é também uma vantagem, o facto de facilitar a leitura dos resultados das vendas vs recebimentos, dada a integração e a informatização dos meios de pagamento.

As empresas procuram hoje, soluções e serviços que automatizem processos e procedimentos que consomem tempo e ocupam recursos humanos em tarefas manuais. No que à gestão de pagamentos diz respeito, é para dar resposta a esta necessidade que surgem os prestadores de serviços de pagamento que disponibilizam soluções de gestão de pagamento que, quando integradas com as soluções de faturação, promovem consideráveis melhorias no funcionamento das empresas.

A informatização e a automatização de tarefas através de uma solução de faturação integrada com meios de pagamento contribuem para que as empresas possam, facilmente, reconciliar os dados das suas transações, evitando a introdução manual de dados.

Benefícios da utilização de soluções que fazem gestão de pagamentos 

Flexibilidade através de diversos métodos de pagamento

As empresas têm, hoje, ao seu dispor uma considerável diversidade de meios de pagamentos, alternativos aos meios de pagamento tradicionais, que podem subscrever e disponibilizar aos seus clientes através de uma experiência online, estejam na posse de uma fatura eletrónica, digital ou em papel. Destacam-se: cartão de débito, cartão de crédito, Google Pay, Apple Pay, PayPal, débitos diretos, referências multibanco, MbWay, entre outros.

Maior rapidez e facilidade nos recebimentos

É muito prático pagar uma fatura quando é possível aceder aos meios de pagamento através de um telemóvel ou de um link no ecrã de um computador, pois dá ao cliente a decisão de escolha pelo método mais adequado à sua situação. Consequentemente, ter disponíveis diversas opções para pagamento facilita a vida aos clientes e agiliza o processo de recebimento por parte das empresas, encurtando o tempo entre a emissão da fatura e o seu recebimento.

Reconciliação automática de faturas e recibos

Num processo de controlo manual as faturas são emitidas e enviadas eletronicamente, por email, por correio ou entregues em mãos aos clientes. Assim que são recebidos os valores devidos, sejam pagos em dinheiro, por transferência ou outro meio que não esteja integrado com a solução de faturação, é necessária a verificação dos recebimentos e efetuar a reconciliação das faturas com os recibos. 

Ora, com uma solução de gestão de pagamentos integrada com a solução de faturação todos estes procedimentos são executados de forma automática, desde o envio da fatura à emissão automática de recibos, passando pela notificação automática de que o pagamento foi efetuado por parte do cliente. 

Poupança de tempo

Todo o tempo que seria utilizado para fazer o controlo das faturas pendentes, dos prazos de vencimento e para acompanhar a cobrança dos valores em dívida é substituído por processos que automatizam a emissão de faturas, disponibilizam diversos meios online para pagamento imediato e terminam com a emissão automática de recibos e respetiva reconciliação com os documentos pendentes.

Aumento da liquidez do negócio

Ao flexibilizar-se diferentes meios de pagamento aos clientes, estes passam a poder escolher o método mais conveniente e apropriado. É factual que um cliente ao dispor de diversos meios para efetuar os seus pagamentos, fá-lo de forma mais célere, o que impacta positivamente a liquidez imediata do negócio.

Maior controlo financeiro

Usufruindo de automatismos na gestão de valores pendentes e na reconciliação de documentos é evidente o contributo destes procedimentos no controlo das finanças de uma empresa, uma vez que facilmente dispõe de informação atualizada, não só dos valores pendentes, como dos valores recebidos a cada dia.

Aumento da produtividade

Processos manuais estão sempre associados a ineficiências, não só porque permeabilizam a existência de erro humano, mas também porque resultam em tarefas altamente consumidoras de tempo e, consequentemente, fragilizam o controlo das operações. Por sua vez, o recurso a procedimentos automatizados, simplificam os processos, minimizam a intervenção humana, o que reduz a propensão a erros e libertam tempo para tarefas de análise. Tudo isto culmina em maior produtividade.

A subscrição de diversos meios de pagamento por parte das empresas, associada a uma utilização online que passa a ser disponibilizada aos clientes, resulta numa experiência que certamente afeta positivamente a imagem das empresas e a relação com os seus clientes. Por outro lado, mostram-se evidentes os vários benefícios para as empresas, não só pela melhoria da experiência aos seus clientes aquando do ato de pagamento, mas também na automatização e informatização de tarefas e processos, num controlo financeiro instantâneo e na produtividade da empresa, dada a possível realocação de pessoas que deixam de ter tarefas administrativas e de inserção de dados para outras de maior valor para a empresa e os próprios colaboradores.