Gestão visual para trabalhar de forma mais eficiente

2021-10-05

Neste post, explicamos o que é e como é aplicada a gestão visual, uma estratégia que permite ganhar em termos de eficiência e eficácia de processos empresariais.

• Apoiar-se em gráficos, esquemas, tabelas ou cores ajuda muitas empresas a obter informações relevantes sobre o negócio.
• Este tipo de ações define a gestão visual, um conjunto de estratégias que permitem ganhar em termos de eficiência.

A expressão “uma imagem vale mais que mil palavras” faz mais sentido do que nunca quando falamos em conseguir eficiência na gestão de processos empresariais. Referimo-nos a uma estratégia organizacional aplicável ao mundo do trabalho: a gestão visual. Através de diferentes ações baseadas em gráficos, cores, esquemas e restantes imagens, esta metodologia rentabiliza os processos de qualquer empresa. E fá-lo, quer em termos económicos quer em tempo.

E, sim, há muitas formas de obter processos mais eficientes dentro de uma empresa. No entanto, a gestão visual é um dos métodos mais rápidos para fornecer informações, evitar perdas de tempo, uniformizar processos ou detetar erros facilmente.

Partilhe! A gestão visual é uma estratégia aplicável ao trabalho que se materializa em ações baseadas em gráficos, esquemas e cores.

A simples utilização de cores ou a utilização de um post-it para facilmente relembrar alguma coisa são as formas de gestão visual mais utilizadas.

O que é a gestão visual?

O lean manufacturing é um modelo de gestão que procura minimizar perdas e estimula a criação de valor para o cliente final através de diferentes estratégias. Poderíamos dizer que se trata de uma espécie de universo que abrange uma multiplicidade de técnicas, entre as quais se encontra a gestão visual. E é neste conceito que vamos deter-nos.

O visual management, em inglês, é definido como um conjunto de ferramentas baseadas em gráficos, cores, esquemas e outros elementos aplicáveis ao mundo do trabalho

Graças a esta fórmula, as pessoas compreendem mais rapidamente o significado ou o estado da informação que se quer transmitir. Por outras palavras: facilita a tarefa de todos os componentes da cadeia de trabalho, incluindo a tomada de decisões eficaz.

A gestão visual tem como objetivo fundamental simplificar a comunicação, separando o que é importante do que não é. Dito de outra forma: o foco está nos processos que requerem mais atenção que o resto. Isto pode ser conseguido de várias formas:

• Baseando a gestão visual no aspeto gráfico.
• Utilizando códigos de cores, desenhos significativos e outras técnicas de design que são facilmente assimiladas pelas pessoas.

Uma metodologia essencial em tempos de incerteza

A gestão visual, como elo da metodologia Lean, tem tido bastante sucesso em cenários de mudança como o que vivemos, resultado da Covid-19. Neste sentido, ficou demonstrado que esta metodologia permite operar mudanças rápidas e eficazes em muitas equipas de trabalho. E fá-lo aplicando elementos visuais em ações de maior relevância em situações críticas, como as seguintes:

• Ao dar instruções de forma clara em situações difíceis.
• Na obtenção rápida de informações relevantes.
• Quando ocorrem comunicações, quer a nível interno (entre departamentos e equipas), quer externo (com clientes ou fornecedores).

A gestão visual é aplicável em todas as áreas da empresa?

Se pararmos para pensar onde podemos aplicar técnicas de gestão visual, percebemos imediatamente que a gestão visual é aplicável em qualquer área da empresa. Quer nos processos de negócio quer de suporte, a nível macro e micro, esta técnica ajuda a comunicar melhor. Consequentemente, permite trabalhar com maior eficiência.

Cada um pode usar estas técnicas para obter melhores resultados onde quiser. Desde uma folha de cálculo, aplicando códigos de cores, até num processo complexo que requer uma análise mais aprofundada para aplicar técnicas de gestão visual para ser mais eficiente.

Além disso, a gestão visual pode ir desde a simples utilização de cores ou o uso de um post-it para relembrar facilmente alguma coisa, até sistemas complexos como os de cartões que utilizam os sistemas Kanban ou sinais que se incluem nalguns processos industriais e requerem um estudo aprofundado.

Exemplos de gestão visual aplicada

Um exemplo claro de gestão visual é um sinal de trânsito. Os de proibição são circulares; os de perigo, triangulares; os informativos, retangulares… Esta classificação permite que um condutor na estrada saiba que quando se aproxima de um sinal triangular, antes de distinguir o desenho já sabe que há um perigo na zona. Esta circunstância tem um impacto positivo na segurança da via.

Quando falamos de empresas, podemos também aplicar muitas técnicas de gestão visual com um efeito positivo sobre um processo. Por exemplo, na área comercial, destacando de forma gráfica as ofertas que se lançam aos clientes. Seria o caso de uma loja que está em período de saldos e que destaca os preços dos produtos com desconto sobre aqueles que compõem o restante stock.

Outro exemplo desta metodologia é a que pode ser aplicada na elaboração de um relatório. Se forem usadas cores com um critério que vá além do puramente decorativo, pode-se usar a gestão visual para destacar elementos que no papel ou no ecrã necessitem atenção. Também aqueles que vão num sentido (saldo negativo, vermelho) ou no contrário (saldo positivo, verde).

Os símbolos também fazem parte da gestão visual e são frequentemente utilizados no sector industrial.

Os processos visuais aplicados a um ERP (a ferramenta de gestão estrela na era pós-pandemia) são muito mais simples de utilizar para o utilizador.

Se também quiser ganhar em termos de eficiência desfrutando de uma visão integral e rápida do negócio, deve saber que existem softwares que incluem todos os elementos visuais de que a sua empresa necessita.